• Se puede consultar un plan real y completo de automatización de procedimientos contractuales en el video que se incorpora al final de esta entrada.

Digitalizados los procedimientos mediante el desarrollo de un software para tramitar procedimientos dministrativos y conectados con el resto de los servicios transversales de administración electrónica como son la sede electrónica, el gestor documental, el sistema de firma electrónica, el archivo electrónico, cuando lleven asociados gastos, los sistemas de información propios para la gestión económico-presupuestaria y para la gestión de la factura electrónica, el registro electrónico, el servicio de notificaciones electrónicas etc. es el momento de optimizar la tramitación mediante la automatización de actuaciones administrativas.

Conforme al artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de régimen jurídico del sector público (en dadelante LRJSP) se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.

De la lectura del precepto, desde un punto de vista técnico-jurídico podemos colegir: a) Que no es lo mismo actuaciones administrativas que actos administrativos b) Que al producirse en el “marco de un procedimiento administrativo”, que en su definición clásica es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin, en esa “serie de actos” podrán convivir actuaciones/actos automatizados con otros que no tiene ese carácter.

La circunstancia de que sea distinta una actuación administrativa que un acto administrativo se proyectará, desde un punto de vista jurídico, en la forma en que habrá de determinarse por el órgano competente.

La automatización de procesos lleva aparejado un conjunto de valiosos beneficios en términos de eficiencia administrativa que podemos cifrar de la forma siguiente:

• Se eliminan los riesgos de errores operacionales que inevitablemente se producen con la ejecución manual.
• Se garantiza la certeza del Dato.
• Se eliminan demoras innecesarias para la ejecución de trámites repetitivos.
• La automatización en interfaces elimina la necesidad de conocimiento de las especificidades propias de las múltiples aplicaciones con las que se interopera.
• En términos de eficiencia se consigue un rendimiento extraordinario en la ejecución de tareas ordinarias.

Ahora bien, la implementación de actuaciones administrativas automatizadas requiere con carácter previo, la cumplimentación de una serie de requisitos administrativos.

La LRJSP establece en el artículo 41.2 que, en caso de actuación automatizada, deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que deberá ser considerado responsable a efectos de impugnación. Por su parte el Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de Actuación y Funcionamiento por Medios Electrónicos, aprobado por Real Decreto 203/2021 (en adelante R.D 203/2021) dispone en su artículo 20 que de conformidad con el artículo 42 de la LPAC, en la tramitación administrativa automatizada de los procedimientos, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización del Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, a que se refiere el artículo 19 del R.D 203/2021 basado en certificado electrónico cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.Por último, el artículo 11.1 i) del R.D 203/2021, dispone que toda sede electrónica o sede electrónica asociada dispondrá a disposición de las personas interesadas la relación actualizada de las actuaciones administrativas automatizadas vinculadas a sus servicios, procedimientos y trámites. Puede consultarse en la sede de la Administración de la Comunidad de Castilla y León la autorización de actuaciones administrativas automatizadas en su sede electrónica en el siguiente enlace: https://www.tramitacastillayleon.jcyl.es/web/es/automatizacion-actuaciones-administrativas-materia.html

Cumplidos los anteriores requisitos, los beneficios que supone una tramitación electrónica con un alto grado de automatización, porque un buen número de sus actuaciones administrativas se encuentren automatizadas, es indiscutible.

Sin embargo, la escasa literatura científica que se ha ocupado de la automatización de actuaciones administrativas se ha centrado en las cuestiones jurídicas vinculadas con la adopción de una resolución administrativa finalizadora del procedimiento de forma automatizada, sin prestar atención a los beneficios asociados a la propia tramitación automatizada. Que la resolución finalizadora del procedimiento, la adopte un empleado público o del titular del correspondiente órgano administrativo, es decir que no este automatizada, no disminuye la eficacia conseguida con en el actuar administrativo automatizado. Es la propia exposición de motivos de la LPAC, la que nos recuerda que La actuación administrativa se descompone en actos de naturaleza distinta según la función que los mismos vienen a cumplir en el procedimiento. En efecto tanto la automatización del impulso en la tramitación del procedimiento como la automatización de las entradas por registro electrónico o las comunicaciones y notificaciones electrónicas, son actos y actuaciones administrativas de indudable trascendencia para ganar eficacia en la actuación administrativa pero no son la resolución finalizadora del procedimiento.

Naturalmente que la adopción de resoluciones administrativas finalizadoras del procedimiento de forma automatizada requiere un mayor análisis y será distinta en cuanto a su viabilidad jurídica, por razón del tipo de potestad normativa conferido a la Administración. Son potencialmente automatizables las resoluciones finalizadoras de procedimientos seguidos para el ejercicio de potestades regladas, siempre que la norma de atribución establezca de manera predeterminada todos los elementos que conforman tal potestad, sin dejar margen alguno de apreciación a la Administración; de manera que no sea ésta la que configure libremente su contenido, eliminándose por tanto todo juicio subjetivo (quedarían fuera las potestades regladas en la que para la adopción de la decisión debe apreciarse en el caso concreto un concepto jurídico indeterminado). La RAE define el adjetivo Reglado/a “que está sujeto a algún precepto, ordenación o regla”, por lo que procede la aplicación técnica de la automatización no siendo procedente la aplicación de técnicas de I.A para resolver estos procedimientos.

Centrando el análisis de la automatización de actuaciones y actos de trámite administrativo, cualificados o no, que se realizan digitalmente, podemos distinguir desde un punto de vista tecnológico por un lado las automatizaciones de actuaciones administrativas que se desarrollan en el propio Software de gestión de procesos o tramitador del expediente electrónico, de las automatizaciones en el intercambio de los datos y los documentos entre el tramitador de expedientes electrónico y las herramientas y aplicaciones con las que este interopera.

La arquitectura tecnológica del tramitador de expedientes electrónicos en el que se hayan digitalizado los procedimientos, para posibilitar la automatización de actuaciones administrativas, deberá estar construida sobre la base de herramientas flexibles que permitan:

• El impulso de los trámites procedimentales preceptivos desencadenando automatizadamente las correspondientes tareas en el momento que resulten procedentes y a la unidad administrativa responsable correspondiente.
• La automatización de comunicaciones, y notificaciones electrónicas, bien sean comunicaciones internas, petición de informes jurídicos preceptivos, solicitudes de fiscalización etc.., bien sean comunicaciones al interesado, por ejemplo, cuando el interesado realice alguna solicitud, la comunicación recogida en el artículo 21.4 LPAC relativa al plazo máximo para resolver el procedimiento, así como los efectos que produzca el silencio administrativo.