La Importancia de la Digitalización de los Expedientes de Contratación Financiados con los Fondos del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

• Al final de la entrada puede consultarse un video en el que se muestran las funcionalidades implementadas en una Plataforma de contratación electrónica para garantizar el funcionamiento y aplicación uniforme por parte de todos los órganos de contratación de una Administración, de los requerimientos y obligaciones impuestas para este tipo de expediente.

La Instrucción de 23 de diciembre de 2021, de la Junta de Consultiva de Contratación Pública del Estado sobre aspectos a incorporar en los expedientes y en los pliegos rectores de los contratos que se vayan a financiar con fondos procedentes del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia ( en adelante PRTR) pone de manifiesto la necesidad de cumplir determinadas obligaciones en los expedientes de contratación financiados con esos Fondos en base a lo que se recoge en las  Órdenes HFP/1030/2021 y HFP/1031/2021, en los aspectos más relevantes para la contratación pública, especificando cuales son las actuaciones más importantes que imponen a cada órgano de contratación durante la preparación del expediente, la selección del contratista y la ejecución del contrato público.

Recientemente la Ley 31/2022, de 23 de diciembre, de Presupuestos Generales del Estado para el año 2023, para los  procedimientos de adjudicación de los contratos y de concesión de subvenciones que ejecutan el PRTR introduce técnicas de Inteligencia Artificial para el análisis sistemático y automatizado del riesgo de conflicto de intereses de los empleados públicos y el resto de personal que participa en esos procedimientos en relación con las personas físicas y jurídicas que concurren a los citados procedimientos basándose en una herramienta informática de “data mining” con sede en la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Básicamente, a través de la citada herramienta informática y utilizando técnicas de “minería de datos” sobre las grandes bases de datos de que dispone la Agencia Tributaria, se analizarán las posibles relaciones familiares o vinculaciones societarias, directas o indirectas, en las que se pueda dar un interés personal o económico susceptible de provocar un conflicto de interés, entre empleados públicos y los participantes en los citados procedimientos. Para la identificación de las relaciones o vinculaciones la herramienta contendrá, entre otros, los datos de titularidad real de las personas jurídicas a las que se refiere el artículo 22.2.d).iii) del Reglamento (UE) 241/2021, de 12 febrero, obrantes en las bases de datos de la Agencia Estatal de Administración Tributaria y los obtenidos por vía de interoperabilidad a través de los convenios suscritos con los Colegios de Notarios y Registradores. El resultado del análisis podrá identificar con una bandera roja las personas a las que se ha detectado la existencia de una situación de riesgo de conflicto de interés, a fin de que se abstengan en el correspondiente procedimiento. Todo el proceso quedará registrado en el sistema de información de gestión del PRTR y sería conveniente que figure también en el expediente de contratación, lo que evidencia la importancia de que los expedientes de contratos se tramiten íntegramente de forma digital.

Ahora bien, la digitalización no puede concebirse como la mera adquisición o desarrollo de un software para tramitar procedimientos de contratación que actúe de forma autónoma o aislada ni tampoco la materialización de un procedimiento contractual en el expediente electrónico, se reduce a un mero repositorio de documentos digitales o digitalizados. Una organización ha digitalizado sus procesos contractuales, cuando es capaz de gestionarlos y formar un expediente electrónico mediante la incorporación de datos y documentos generados por los licitadores y contratistas y por las autoridades y funcionarios que participan en los procesos contractuales y en las diferentes fases procedimentales con independencia de la aplicación en la que se originen esos datos o documentos. Por tanto, el concepto clave es el de conectividad entre sistemas, de forma que no basta con disponer de las herramientas de administración electrónica si estas no funcionan integradamente.

La digitalización lleva además asociada la garantía de un funcionamiento y aplicación uniforme por parte de todos los órganos de contratación de una Administración, de los requerimientos y obligaciones impuestas para este tipo de expedientes, al disponer de:

a) Un sistema de información donde se registran los datos de gestión necesarios para la adecuada ejecución, seguimiento y control de los proyectos y subproyectos en los que se descomponen las medidas (reformas/inversiones) previstas en los componentes del PRTR.

b) Un Expediente Electrónico, en el que se incorpora la documentación específica propia de los expedientes con financiación PRTR; como ejemplo más representativo, las declaraciones de ausencia de conflicto de intereses, de los titulares y unidades administrativas del órgano de contratación (además de las de contratistas y subcontratistas) que intervienen respectivamente en las fases de preparación, adjudicación, ejecución y extinción contractual.